Ochrana osobních údajů (GDPR nařízení EU)

Úvodní ustanovení, správce osobních údajů

TEDIA spol. s r. o., identifikační číslo 00871362,
sídlem Zábělská 162/12, 312 11 Plzeň, Česká Republika,
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 5032.

Tímto dokumentem poskytujeme zákazníkům informace o zpracovávání jejich osobních údajů a o jejich souvisejících právech a povinnostech. Dokument může být dle potřeby revidován a aktualizován.

Prohlašujeme, že veškeré interní procesy týkající se zpracování osobních údajů probíhají v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), jinak známým jako GDPR.

Jakým způsobem získáme vaše osobní údaje

Existuje jediný způsob - sami nás kontaktujete telefonicky, e-mailem nebo běžnou poštou.

Jaké osobní údaje zpracováváme, v jakých případech a proč

Osobní údaje zpracováváme výhradně při objednání zboží, zaslání zboží do servisu a podobných případech. Pokud se na nás obrátíte s běžným dotazem na dostupnost zboží nebo na technickou podporu, žádné osobní údaje nezpracováváme.

Jak postupujeme v případě běžného dotazu

Pokud nás kontaktujete telefonicky, neuchováváme z rozhovoru žádné záznamy s výjimkou, kdy tak z rozhovoru výslovně nevyplyne nezbytná následná reakce z naší strany (zpětný telefonát, zaslání e-mailu na dohodnutou adresu, atd.).

Obrátíte-li se na nás e-mailem, ať již s dotazem na cenu či dostupnost zboží (vyřizuje obchodní oddělení), dotazem na technické vlastnosti nebo s řešením problému při užívání výrobku (vyřizuje technická podpora), případně poptávkou vývoje, vaše e-mailová adresa a další osobní údaje nejsou zpracovávány ve smyslu GDPR nařízení EU. Vaše adresa ani další údaje obsažené v e-mailu nejsou ukládány do žádné databáze, ale pouze zůstávají v konverzačním vlákně e-mailové schránky do okamžiku úplného zodpovězení zaslaného dotazu.

Obrátíte-li se na nás z důvodu uvedeného v předešlém odstavci běžným dopisem, je tento dopis po úplném vyřízení dotazu, poptávky nebo přání skartován.

V uvedených případech lze tedy říci, že žádné osobní údaje nezpracováváme.

Poznámka: V souvislosti s běžnou e-mailovou korespondencí je vhodné připomenout, že jde nešifrovanou komunikaci bez možnosti zabránění přístupu třetích stran podílejících se na přenosu zprávy. Nelze tedy vyloučit únik v e-mailu obsažených dat včetně osobních údajů, ani trvalou existenci e-mailu na různých poštovních serverech, které se "zúčastnily" přenosu.

Jak postupujeme v případě objednávky zboží

V případě objednávky zboží lze předpokládat, že budeme nuceni zpracovávat osobní údaje ze zákonného důvodu uvedeného v GDPR nařízení EU (tzn. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů). V tomto případě není vyžadován váš souhlas, neboť právním základem pro toto zpracování je nezbytnost pro splnění smlouvy.

Poznámka: TEDIA dodává své výrobky výhradně podnikatelským subjektům (jak je uvedeno ve Všeobecných obchodních podmínkách společnosti TEDIA spol. s r. o.), zpracovávané osobní údaje tak představují v zásadě jen nezbytné kontaktní informace fyzických osob zastupujících právnickou osobu, resp. "podnikatelské údaje" OSVČ.

Osobní údaje mohou být součástí vlastní objednávky (kupní smlouvy, smlouvy o dílo, apod.), daňových dokladů (faktury, dodací listy, apod.) nebo přepravních příkazů, navíc však mohou být předávány i třetím stranám (tzn. dalším zpracovatelům osobních údajů).

Jaké údaje potřebujeme pro vyřízení objednávky:

• obchodní jméno, adresu sídla, IČ a DIČ
  (v případě OSVČ obsahuje osobní údaje)
• korespondenční adresu, v ideálním případě také jméno kontaktní osoby a její telefonní číslo (nebude-li zboží vyzvednuto osobně)
  (obsahuje osobní údaje)

Jaké doklady a jak dlouho uchováváme:

• Objednávky (resp. kupní smlouvy, smlouvy o dílo, apod.) jsou uchovávány po dobu nezbytnou s ohledem na obchodní případ, minimálně po dobu záruky nebo jiné odpovědnosti stanovené ve smlouvě, dodacím listu nebo obdobném dokumentu.
• Daňové doklady (faktury, dodací listy, apod.) jsou uchovávány minimálně po dobu stanovenou zákonem a jsou předávány třetím stranám (viz níže).
• Pokud není zboží vyzvednuto osobně, jsou přepravní příkazy uchovávány v podobě seznamu odeslaných zásilek po dobu nejvýše pěti let a nezbytné informace jsou předávány třetí straně (viz níže).

Třetí strany (zpracovatelé údajů), kterým jsou osobní údaje předávány:

• Daňové doklady (faktury) jsou předávány externí firmě poskytující smluvní účetní služby, ze zákonných důvodů však jsou poskytovány orgánům státní správy apod.
• Informace nezbytné pro přepravu zásilky (adresa, kontaktní osoba, telefon) jsou předávány externí firmě zajišťující přepravu zásilky.

Jak je z předešlých odstavců patrné, zpracování osobních dat je nezbytné pro plnění objednávky či smlouvy.

Jak postupujeme v případě servisu

V případě servisu nelze právě jako v případě objednávky zboží vyloučit, že budeme nuceni zpracovávat osobní údaje ze zákonného důvodu uvedeného v GDPR nařízení EU (tzn. zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů).

Pro objednávku servisního zásahu (elektronický či tištěný dokument), daňové doklady a přepravní příkazy platí vše analogicky výše popsanému postupu při zpracování objednávky zboží, navíc však může být vytvářen reklamační protokol se zápisem obsahujícím kromě technických informací rovněž identifikaci subjektu (a tedy i možné osobní údaje), který vyžádal servisní zásah. S reklamačním protokolem je nakládáno shodně jako dokumentem objednávky (viz postupu při zpracování objednávky zboží popsaný výše).

Jak je z předešlých odstavců patrné, zpracování osobních dat může nezbytné pro úspěšný servisní zásah.

Kdo má přístup k osobním údajům

Přístup k vašim osobním údajům v naší společnosti mají pouze osoby, u kterých to nutně vyžaduje dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.

K čemu dalšímu můžeme využít osobní údaje

Poskytnuté osobní údaje a kontaktní adresy nikdy nevyužíváme k hromadnému zasílání obchodních sdělení.

Ve výjimečných případech informujeme uživatele o významných změnách týkajících se zakoupeného výrobku, například:

• dodatečně zjištěný technický problém vyžadující servisní zásah, zejména s ohledem na bezpečný a spolehlivý provoz
• významná úprava podmínek využití výrobku, zejména s ohledem na bezpečný a spolehlivý provoz
• dostupnost zásadních vylepšení vlastností, zejména pak řešení problémů neznámých v době expedice výrobku (například nový firmware)
• v případě opakovaného nákupu téhož výrobku informace o plánovaném ukončení výroby nebo zásadních změnách v dostupnosti (dlouhodobá nedostupnost, výrazná změna ceny nebo nahrazení novým typem)

Jsme přesvědčeni, že tyto informace zasíláme v oprávněném zájmu obou stran.

Jaká jsou vaše práva

Ačkoliv se snažíme minimalizovat rozsah zpracovávaných údajů na minimum ze zákona nezbytných, uvádíme pro úplnost vaše práva vyplývající z GDPR nařízení EU.

• právo kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (čl. 7 odst. 3 GDPR)
  (osobní údaje zpracováváme výhradně ze zákonného důvodu uvedeného v GDPR nařízení EU, tedy bez potřeby souhlasu; pokud bychom však zpracovávali osobní údaje za podmínky vyžadující souhlas, můžete jej odvolat)
• právo požadovat přístup ke svým osobním údajům (čl. 15 GDPR)
  (můžete se na nás obrátit s dotazem, zda a jaké osobní údaje o vás zpracováváme)
• právo na jejich opravu (čl. 16 GDPR) nebo výmaz (čl. 17 GDPR)
  (jelikož osobní údaje zpracováváme výhradně ze zákonného důvodu uvedeného v GDPR nařízení EU a v uzavřených dokladech, tedy nikoliv v "živých" dokladech, nemá právo na opravu nebo výmaz praktické uplatnění)
• právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
  (jelikož osobní údaje zpracováváme výhradně ze zákonného důvodu uvedeného v GDPR nařízení EU, nemá právo na omezení zpracování praktické uplatnění)
• právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR)
• právo na přenositelnost těchto údajů k jinému správci (čl. 20 GDPR)
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, máte-li za to, že při zpracování osobních údajů postupujeme v rozporu s GDPR (čl. 77 GDPR)
  (kontaktní informace viz www.uoou.cz)

Dále ujišťujeme, že při zpracovávání osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování.

V případě nejasností, dotazů nebo připomínek se můžete obrátit přímo na statutárního zástupce společnosti (martin.lindatedia.cz, tel. 373730421).

Platnost zásad popsaných v předešlých odstavcích

Tyto zásady jsou účinné od 25. května 2018.